Opprette ny aksjon i ProFundo
Hvordan opprette en ny aksjon i ProFundo.
Se hvordan du får opprettet et nytt prosjekt.
En aksjon er en tilknytning som viser hvilke kampanjer eller aktiviteter i markedet som gjorde at innbetalinger, nye navn og/eller nye avtaler kom inn i databasen. Eksempler på aksjoner kan være: Vårkampanjen 2019, Jubileumsgaver fra Berits 75-årsdag, Skolebesøk, Sommerfestivalen 2023, Facebook-kampanje osv.
Hovedformålet med aksjon er responsmåling, enten i form av hvor mye penger som er kommet inn på en kampanje, eller antall som har registrert seg som giver, medlem eller abonnent.
NB: Dersom du skal opprette en ny aksjon skal det gjøres etter dialog med databaseansvarlig, og dialogen skal skje FØR man oppretter aksjonen. Dette for å passe på at det gjøres riktig, i følge databasens bestemte struktur.
Se Aksjonsstuktur for mer informasjon om strukturen.
Før opprettelse av nye aksjoner: ta kontakt med mbh@normisjon.no
For å opprette en ny aksjon trykker man på plusstegnet oppe til høyre i ProFundo. Det kommer da opp en meny med flere valg, hvor man da velger Registrer ny aksjon.
Vi får da opp skjemaet for opprettelse av aksjonen.
1) Aksjonsnummer settes etter en helt bestemt struktur, og det er viktig at man følger den. Aksjonsnummeret er bygd opp på følgende måte: YYRR2XNN.
YY er året, RR er enheten (region, skole osv.), 2 er type utsendelse og XNN er løpenummer. Dersom du er usikker ta kontakt med Normisjons databaseansvarlig; mbh@normisjon.no.
2) Aksjonstype beskriver hva denne aksjonen brukes til og hvilke felt som skal vises for denne aksjonstypen. Aksjonstypen diverse brukes ofte hvis man ikke har noe alternativ som man ønsker å bruke.
3) Registrer navnet på aksjonen, det bør være kort og informativt. Aksjonsnavnet er et søkekriterie når man skal søke seg frem til aksjonen og dette er et felt som er synlig i CRM på eksempelvis utsendelser og innbetalinger.
4) Eieraksjonen er den overliggende aksjonen, vi bruker den for å gjøre det enklere når vi skal søke fram resultat på flere aksjoner. Dette gjelder spesielt innsamlingsaksjoner. Eieraksjonene er bygd opp på følgende struktur: YYRR0000.
5) Start- og sluttdato. Det er ikke nødvendig å fylle ut disse datoene, men her er det mulighet til å registrere disse datoene. Datoene sier noe om gyldighetsperioden for aksjonen, men det gir ingen stopp i føringer av innbetalinger mot aksjonen. Dersom det er satt opp takkebrevutsendelse ut fra aksjonen så sendes disse i gyldighetsperioden.
6) Responskanal – her velger man DM dersom adressefilen også skal brukes til innsamling via giro (giro må da være adressebærer).
7) Tilknyttet produkt – det er gjennom dette valget man styrer hvordan gaver skal føres. De mest vanlige produkttypene som brukes ved aksjoner er DM ved giroutsendelser, BL når giro legges ved utsendelse av regionavis. I tillegg kan også D1 (vårgave), D2 (sommergave), D3 (høstgave) og D4 (julegave) benyttes.
8) Splitt på flere produkter benyttes dersom man har behov av å fordele innkomne gaver mellom to eller flere prosjekter.
Man kan da velge en prosentvis fordeling mellom prosjektene man velger, og da er det nødvendig at Andel er til sammen 100. En annen mulighet er at man definerer et basisbeløp som skal gå mot et prosjekt, eller at eventuelt overskytende beløp går til det alternative prosjektet.
Når man har opprettet aksjonen ved å klikke på Lagre-knappen er det viktig at man kontrollerer det oppsettet man har gjort ved å gå til redigeringsmodus i Grunndata for aksjonen. Her er det tre ting som må sjekkes, og eventuelt endres.
9) Dersom din enhet IKKE bruker takkebrevsløsningen som finnes i CRM så SKAL det hukes av i dette feltet. Da vil det ikke gå ut takkebrev, dersom man ikke huker av her vil det sendes ut generelle takkebrev fra Normisjons hovedkontor.
10) Dersom enheten benytter takkebrevsløsningen så skal de ulike takkebrevsintervallene registreres her.
11) Om man ønsker det så kan man legge inn kostnadene knyttet til en aksjon i dette feltet. Gjøres dette vil man kun lese av ROI (Return On Investment) på den aktuelle aksjonen. Den vil da kunne fremkomme slik som bildet nederst. ROI viser hva man får igjen for hver krone som er investert i en innsamling.
12) Feltet Kommentar kommer frem når man velger enkelte av Aksjonstypene. Dersom dette feltet vises så kan det være hensiktsmessig å bruke dette til noen få nøkkelord knyttet innsamling. Man klarer som regel ikke å huske hva slags innsamling man hadde basert på aksjonsnavn og hva pengene gikk til.