Ansatte
Normisjon har en egen rutine som informerer om hvilke opplysninger som lagres om ansatte, når de slettes og hva som fortsatt oppbevares etter avsluttet arbeidsforhold.
Hva vi lagrer og hvorfor?
For ansatte i Normisjon lagres blant annet personnummer, ansattnummer, navn, adresse, e-post, telefonnummer, samt pårørendes navn og kontaktinformasjon. Dette for å kunne utbetale lønn, kommunisere enkelt med den ansatte, kontaktepårørende hvis det skulle bli aktuelt, registrere den ansatte rett i forhold til forsikringsordninger og pensjons- og trygdeytelser og for å imøtekomme offentlige krav om dokumentasjon.
Alle opplysninger som har betydning for ansettelsesforholdet oppbevares i en egen mappe (elektronisk eller i papirformat) hvor kun de med personalansvar for vedkommende har tilgang. Det er bl.a. CV, attester, dokumentasjon på kompetanse, stillingsinstruks, arbeidsavtaler, lønnsplassering, kommunikasjon med NAV om sykmeldinger og foreldrepermisjoner, andre permisjoner, fraværsmeldinger, referat fra samtaler, evt. advarsler og informasjon om avslutning av arbeidsforholdet.
Den ansatte har rett til å få innsyn i sin personlige mappe.
Hvor lenge blir opplysningen lagret
Slettes ved ansettelse: Videointervjuer.
Slettes etter evt. prøvetid: Uttalelser fra referanser og lignende, vurderinger ved ansettelse, personlighets-/evnetester, Prestasjonsvideoer fra den ansatte, referat fra intervjuer, innstilling.
Slettes etter avsluttet arbeidsforhold: CV, søknad, attester, pårørendeinformasjon, vitnemål, fagforeningsmedlemskap, bierverv/tillitsverv slettes ved vervets opphør, disiplinærvedtak og advarsler (kan evt. vurderes slettet etter 5 år), utviklingsplaner og referater fra medarbeidersamtaler (evt. før, senest etter 10 år), profilbilder (krever samtykke for å lagre), innkalling og protokoller fra drøftingsmøte ved oppsigelse (oppbevares til klagefristens utløp), ustrukturerte data.
Slettes etter 5 år: Permisjoner (kan være berettiget å oppbevare lenger), lønnshistorikk og pensjonsinformasjon (kan være berettiget å oppbevare lenger), reiseregninger, sluttintervju.
Slettes ikke: Arbeidskontrakt, stillingsinstruks, individuelle avtaler, situasjonsbilder, informasjon om volontører og lignende (navn, type arbeid, sted, periode, navn på veileder, rapport fra volontør), oppsigelse, avskjed, sluttavtale, attest, varslingsrapporter, HMS-avviksmeldinger, notater osv. ifm. seksuelle krenkelser (arkiv gås gjennom hvert 10. år og sletting av deler av materiale vurderes).
Annet: Timelister kan oppbevares i 3 år og 6 mnd. etter regnskapsårets slutt, arbeidstid/turnus oppbevares inntil utgangen av etterfølgende år, sykmeldinger oppbevares i 3 år og 6 mnd., kursbevis oppbevares i inntil 10 år, forsikringsrelatert informasjon oppbevares under behandlingstiden og kan oppbevares i ettertid anonymt, epostkasse slettes 1 mnd. etter ansettelsesopphør, notater osv. i forbindelse med konflikt kan noen ganger oppbevares i ettertid.